Дружеството е регистриран администратор на лични данни и се ангажира с целия процес по опазване на личните данни и изпълнение на всички изисквания, предвидени в Закона за защита на личните данни (ЗЗЛД).Тази Политика за поверителност има за цел да Ви информира:

• какви лични данни събира Дружеството;

• как, с каква цел и за какъв срок те се използват;

• условията, при които се предоставят на трети страни и с каква цел;

• условията за тяхното съхранение и приложените мерки за тяхната сигурност;

• какви са правата Ви, свързани със защита на личните Ви данни.

   Събиране на лични данни

Личните данни се събират лично от субектите на данните или се предоставят на Дружеството от негови партньори-физически или юридически лица за целите на изпълнение на сключени трудови и граждански договори; договори за продажба, включително за осъществяване на гаранционната отговорност, на стоки и услуги от страна на „Кописервиз” ООД. 
Партньори на дружеството предоставят на Дружеството и лични данни на свои представители в обем, необходим за осъществяване на комуникация и продажба. 

            Лични данни, които събира Дружеството

Лични данни, които събираме за изпълнение на нашата дейност:

• Обикновени лични данни: имена, адрес, телефон, e-mail, IP адрес /в случаите когато клиент е регистрирал профила си в интернет-страниците на „Кописервиз“ ООД/;

• За служителите се включват и ЕГН, паспортни данни, номер на банкова сметка, данни от дипломи за завършено образование и паспортни данни, снимки;

• Специални /чувствителни/ лични данни на служителите: здравен статус (медицински удостоверения, Болнични листи, Експертни решения на Териториална експертна лекарска комисия или на Национална експертна лекарска комисия и заключения на Служба по трудова медицина).

Дружеството обработва обикновени лични данни за следните цели:

• осъществяване на поръчки на стоки и изпълнение на поръчки и договори за доставка на стоки и услуги, както и за нуждите на осигуряване на лицензи за използване на софтуер;

• упражняване на права на потребителите, включително свързани с гаранционната отговорност;

• осъществяване на контакт с представители на нашите партньори;

За сключване на трудови договори и спазване изискванията на трудовото, осигурителното и данъчното законодателство се обработват обикновени и специални лични данни за:

• провеждане подбор на кадри;

• счетоводни нужди и изплащане на възнаграждения;

• предоставяне на допълнително здравно осигуряване на служителите.

  
  

  Срок за обработката на личните данни

Данните се съхраняват за различен период от време в зависимост от изискванията на действащото законодателство и целите на обработването им, а именно:

• Данните на лица, на които са предоставени лицензи за софтуер - до една година след изтичане на срока на предоставените права и според условията, описани в договора на продукта или услугата;

• Данни на клиенти - физически лица, различни от данните, съдържащи се в счетоводна документация - за срок от 10 години, считано от датата на последната покупка на продукт чрез интернет-страницата на дружеството, освен в случаите когато тези лица поискат „да бъдат забравени“ преди изтичане на посочения срок;

• Лични данни, съдържащи се в счетоводна документация – 10+1 години oт датата на изготвяне;

• Данните на служители се съхраняват за сроковете съгласно трудовото и осигурителното законодателство - а именно - 50+1 години от началото на годината, за която се отнасят;

• Данни на кандидати за работа – независимо дали са одобрени и поканени на интервюта или не, данните се съхраняват за срок от 1 година от датата на провеждане на съответната процедура за подбор на кадри;

• Данните на други лица - за срок до изпълнение на съответната цел, освен в случаите когато тези лица поискат „да бъдат забравени“ в съответствие с Регламента и няма нормативно задължение за съхранение на данните.

   Получатели и трансфер на лични данни 

Данни се предоставят на:

• Доставчиците, поддържащи софтуера на Дружеството, имат достъп до IP-адреси, както и до базите данни с лицата, които закупуват стоки и услуги през интернет–страницата и останалите канали за продажба по силата на договор;

• Партньори на „Кописервиз“ ООД – при наличие на законово основание за предоставяне на данните или при наличие на изрично съгласие от страна на субекта на данните;

• НАП и други нормативно установени получатели, когато законодателството го изисква;

• юрист, адвокат или адвокатска кантора – при данни за неизпълнение на договор;

• Служба по трудова медицина – данни на служители за заключение за здравна пригодност;

• Медицински център - за предоставяне на допълнително здравно осигуряване на служители и техните деца;

• Застрахователни дружества – за сключване на застраховки „Трудова злополука” на служители;

• Партньори, изикващи предоставяне на определен обем лични данни по силата на договор.

• Лични данни на купувачи на лицензи на софтуер се предоставят в чужбина за нуждите на издаване им. Данните се предоставят на съответния лицензодател.

• Лични данни на лица, закупили продукти, се предоставят в чужбина за статистически и маркетингови цели. В този случай данните се редоставят на съответния производител на стоката и само при изрично изразено съгласие от субекта на данните. Лични данни в чужбина /на съответния производител/гаранционен сервиз/ се предоставят и за нуждите на реализиране на права по гаранционна отговорност.

• Лични данни се предоставят в трети страни извън Европейски съюз, а именно - САЩ, Япония, Китай, Корея, Тайван, Индия, Швейцария когато производителят на съответната стока е със седалище и адрес на управление в съответната държава извън ЕС.

Във всички случаи „Кописервиз“ ООД предприема такива технически и организационни мерки за сигурност срещу неразрешено и незаконно обработване, случайна загуба, унищожаване или увреждане на лични данни, каквито може да се изискват, като се има предвид състоянието на техническо развитие, обичайната практика и законовите изисквания. Същевременно Дружеството задължава своите контрагенти, на които предоставя лични данни в съответствие с настоящата политика и действащото законодателство, да спазват изискванията на Регламента и приложимото законодателство.

            Права на субектите на лични данни

В „Кописервиз“ ООД длъжностно лице за защита на личните данни е Петър Младенов. Можете да се свържете с него на e-mail: copy_service@mail.bg или на телефон: 02/8713700.

• Вие имате право да се информирате каква е политиката за поверителност на „Кописервиз“ ООД чрез настоящият документ.

• Имате право да получите потвърждение дали и какви Ваши лични данни се обработват, на достъп до тези лични данни, както и да получите копие от информацията на хартиен или електронен носител (в зависимост от техническите възможности).

• Имате право да поискате от „Кописервиз“ ООД да коригира без ненужно забавяне Ваши неточни лични данни.

• Имате право да поискате Вашите лични данни да бъдат актуализирани в случай на промяна в тях. Като се имат предвид целите на обработването, имате право непълните Ви лични данни да бъдат попълнени, включително чрез добавяне на декларация.

• Имате право да поискате заличаване на личните данни, ако е отпаднало законовото основание за обработката им или данните не са необходими на „Кописервиз“ ООД за установяване, упражняване или защита от съдебни претенции.

• Когато няма нормативно основание за обработване на лични данни имате право да поискате ограничаване на обработването на личните Ви данни, както и право да направите възражение срещу обработването.

• Имате право да поискате трансфер на Вашите лични данни към друг Администратор.

• Посочените в настоящия раздел права може да упражните като отправите своята заявка (както и основанието за нея) на e-mail: copy_service@mail.bg, като „Кописервиз“ ООД ще осигури упражняването на Вашите права, свързани със защита на личните данни, в сроковете и съгласно условията на Регламента, Закона за Защита на личните данни и актовете по прилагането му.

• Всяко лице, на което се обработват лични данни съгласно настоящата политика, има правото на жалба до надзорен орган /КЗЛД или компетентния Съд/ във връзка с обработване на личните му данни.

• Предоставянето на лични данни от служители и контрагенти на „Кописервиз“ ООД е задължително законово изискване.

  
  

Политиката за сигурност на „Кописервиз“ ООД може да бъде променяна и актуализирана с оглед привеждането ѝ в съответствие на българското и задължителното за прилагане в Р България право на Европейския съюз, както и в случаите на промени в дейността или собствеността на дружеството. 
Настоящата Политика за поверителност е изготвена и утвърдена през м. май 2018 г.